Ruang lingkup organisasi dan metode

1.    SIFAT DAN MAKSUD ORGANISASI DAN METODE

Sebelum kita bahas apa raja yang termasuk ke dalam ruang lingkup organisasi dan metode, maka kita akan membahas apa yang menjadi sifat dan maksud organisasi metode. Mengapa harus demikian ? Karena ruang lingkup organisasi dan metode akan me­nyangkut masalah efisiensi prosedur tata kerja yang dipakai dalam melaksanakan fungsi­fungsi manajemen oleh manajer (pimpinan).

Sedangkan dari pengertian organisasi dan metode, antara manajemen, organisasi dan tata kerja merupakan satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan artinya kalau tata kerjanya sudah efisien berarti diharapkan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dalam organisasi bisa berjalan lancar.

Jadi sifat dan maksud organisasi metode adalah pelayanan terhadap manajer dan administrasi yang berusaha memajukan pekerjaan mereka atau tata kerja yang diper­gunakan dalam rangka pencapaian efisiensi yang maksimal pada organisasi. 



2. PENGERTIAN EFISIENSI

Efisiensi adalah perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber dan waktu yang digunakan. Kalau dirumuskan sebagai berikut:

Efisiensi = Output dibagi Input

Efisiensi di sini harus diperhatikan benar-benar karena merupakan syarat atau ukuran pada pelaksanaan kerja yang setepat-tepatnya sehingga 0 & M sebagai bantuan secara teknis dan praktis dalam melaksanakan fungsi manajemen bisa memanfatkan sumber­sumber waktu dan ruangan yang tersedia secara maksimal.

Adapun syarat pencapaian efisiensi dalam 0 & M adalah sebagai berikut:

1.         Pencapaian target haruslah berhasil guna maksudnya target tercapai sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan tetapi mutu dad hasil kerja tersebut juga harus diper­hatikan.

2.         Ekonomi artinya dalam pencapaian effective (berhasil guna) penggunaan biaya, tenaga kerja, material, peralatan dan waktu sudah digunakan setepat-tepatnya.

3.         Pelaksanaan kerja bisa dipertanggungjawabkan.

4.         Harus benar-benar mencerminkan pembagian kerja yang nyata karena adanya keter­batasan kemampuan perseorangan.

5.         Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab artinya antara wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan kepada tenaga kerja harus seimbang

6.         Prosedur kerja yang praktis. dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan. Hal ini untuk mecerminkan bahwa 0 & M adalah kegiatan yang praktis maka target efektif dan ekonomis, pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggung jawabkan serta pelayanan kerja yang memuaskan .

Efisiensi kerja dapat ditingkatkan melalui:

I. Pelaksanaan fungsi manajemen secara tepat

2.         Pemanfaatan sumber-sumber daya ekonomi yang tepat

3.         Pelaksanaan fungsi- fungsi organisasi sebagai alat pencapaian tujuan yang setepat­tepatnya.

4.         Pengarahan dan dinamika organisasi dilakukan untuk pengembangan dan kemajuan yang berkesinambungan.

3. RUANG LINGKUP ORGANISASI DAN METODE

Dengan melihat rnaksud dan sifat 0 & M merupakan pelayanan bagi manajer dan administrasi dalam melaksanakan fungsi manajemen maka 0 & M merupakan bantuan teknis dan praktis dalam pelaksanaan teori organisasi dan manajemen dengan setepat­tepatnya.

Dari sifat dan maksud 0 & M dapatlah dipahami ruang lingkup 0 & M adalah me­nyangkut bidang-bidane, khusus dari organisasi dan manajemen yang detail dan luLs scopenya.

Adapun kegiatan-kegiatan yang termasuk kedalam scope 0 & M adalah sebagai berikuT:

1.      Analisis organisasi (organization analysis).

2.      Komunikasi dalam organisasi (communication in the organization).

3.      Tentang tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja (work methods, procedures an i systems).

4.      Pentingnya filing dari segi 0 & M.

5.       Pentingnya jangka waktu penyimpanan data dan dokumen (record retention and schedule).

6.      Pentingnya formulir dari segi 0 & M .

7.      Pendayagunaan mesin kantor (office machine).

8.      Pendayagunaan perabotan dan peralatan kantor (office equipment).

9.      Pentingnya tata ruang kantor dan perencanaan penyusunan ruangan kerja (office layout and space planning).

10.   Pentingnya penulisan laporan dalam 0 & M.

11.   Pentingnya buku pedoman kerja.

12.   Pentingnya 0 & M anggaran belanja.

13.   Analisis kepegawaian.

14.   Pentingnya penyederhanaan kerja.

15.   Organisasi unit 0 & M.

16.   Kesimpulan akhir (final conclusion).

Sesuai dengan prinsip-prinsip dalam 0 & M maka pembahasan bidang-bidang terse- but akan dititikberatkan pada pembahasan tentang sistem, prosedur, clan tata kerjanya dalam kaitannya dengan asas efisiensi.

Adanya sistem, prosedur dan tata kerja yang tepat akan memungkinkan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen yang dilakukan top manajer juga tepat dan efisien dalam pemakaian sumber daya alam, sumber day manusia maupun penggunaan waktu yang tersedia.